Conseils et suivi dans
les procédures d’achat

B-Resonant propose une solution globale pour accompagner l’achat de matériel médical avec une expertise dans le domaine de l’imagerie médicale, essentiellement en IRM et CT. Notre approche pragmatique et stratégique démontre également son utilité pour des achats au sens large au sein de l’hôpital, comme par exemple pour des échographes, des appareils de monitoring patient, des arceaux de scopie, etc.

Procédure d’achat efficace

Lorsque le besoin de remplacer une IRM, un scanner ou tout autre équipement médical se fait ressentir, cela nécessite souvent un surcroît de travail. La procédure par appel d’offre est obligatoire, il est nécessaire de prospecter le marché, de rédiger au mieux un cahier des charges technique, de comparer les offres et, le cas échéant, de mener une négociation.

Le service achat de la structure hospitalière est étroitement lié à cette procédure. Il revient à celui-ci de prendre en charge le volet administratif et juridique de la procédure en y incluant la description des besoins cliniques et finalement rédiger un rapport d’attribution nuancé.

De plus, il est souvent nécessaire d’inclure des éléments de construction dans ce cahier des charges, qui nécessitent une coordination et un suivi régulier pour la mise en œuvre. C’est dans ces diverses parties que B-Resonant fait la différence.

Connaissance approfondie du marché

Grâce à notre équipe multidisciplinaire, le langage et l’expertise sont adaptés aux interlocuteurs. Les besoins cliniques, les techniques d’acquisition, l’achat et la construction sont donc bien assimilés et convenablement intégrés au cahier des charges. Notre connaissance approfondie du marché permet d’objectiver les besoins et d’indiquer ce qui est cliniquement pertinent. Par conséquent, nous assurons qu’aucun surcoût ne survienne mais aussi qu’aucune technique clinique pertinente ne soit omise. Compte tenu de la rédaction précise de notre cahier des charges, chaque devis de fournisseurs peuvent être comparés entre eux. Nos connaissances et nos expériences du monde industriel nous ont conduit à adopter une bonne stratégie lors des discussions et des négociations. Notre connaissance en matière de droit des marchés publics garantit un déroulement serein de la procédure. Les rapports d’attribution sont nuancés et concluants.

Méthodologie B-Resonant

Afin d’accompagner les services achats et les radiologues dans les démarches, nous adoptons une approche pragmatique et stratégique. Nous nous adaptons au mode de fonctionnement du service et de l’hôpital pour aboutir à la meilleure solution de la manière suivante :

Réunion préliminaire

Nous définissons les besoins actuels et futurs des médecins par rapport à l’utilisation des appareils. Sur base des informations recueillies, nous effectuons une étude de marché. Nous tenons particulièrement à ce que les fournisseurs présentent leurs produits aux médecins et à leurs collaborateurs de sorte que chacun comprenne l’enjeu de ce choix. Nous débattons des différentes présentations avec les médecins et leurs collaborateurs, afin de définir exactement les besoins réels et les envies de chacun. Nous ne nous contentons pas uniquement d’admirer le dispositif mais envisageons la coordination de l’ensemble : de la partie hardware en passant par l’intelligence artificielle, les pistes afin de dispenser les formations adéquates, le flux de travail, le confort du patient, la maintenance, l’ingénierie du bâtiment, le suive et l’accompagnement sont notre force et motivation. “Nous ne focalisons pas uniquement sur l’appareil mais sur une vue globale.”

Cahier des charges

Nous rédigeons intégralement la partie technique/clinique et, selon vos souhaits, également la partie technique de construction du cahier des charges. Cette partie sensible du processus est parfois inconsciemment négligée : manque de temps, la description technique n’est pas adaptée aux besoins réels ou à la situation. Par conséquent, les fournisseurs peuvent être mal orientés et leurs offres sont difficilement comparables. C’est pour cette raison que nous définissons préalablement ce que les médecins souhaitent. Nous étudions par exemple quels éléments coûteux de l’équipement peuvent être économisés. Nous nous assurons que toutes les fonctionnalités nécessaires soient disponibles dès la mise en service sans qu’elles aient besoin d’être implémentées ultérieurement, évitant ainsi d’allouer un nouveau budget ou une option/fonctionnalité plus chère que lors de la procédure d’achat.

Evaluation

Durant cette phase chronophage, nous comparons objectivement toutes les offres des fournisseurs en nous basant sur les descriptions techniques et les critères d’attribution du cahier des charges comme les différentes dénominations, les ensembles d’options, etc. Nous présentons ensuite ces premiers résultats aux médecins.

Phase de négociation

Grâce à notre longue expérience clinique et notre passif industriel, nous vous conseillons sur la meilleure stratégie à adopter lors des négociations. Avec ces précisions lors des négociations, nous parvenons non seulement à gagner un temps précieux mais également une bonne partie des ressources financières.

Rapport d’attribution

Dès le choix porté sur un fournisseur, nous vous accompagnons dans l’argumentation du choix du fournisseur et dans la rédaction du rapport d’attribution. Cette tâche généralement ardue des services d’achats devient, avec l’aide de l’équipe B-Resonant, un argumentaire clair et concluant. “Nous vous insufflons la confiance dont vous avez besoin pour choisir le bon appareil.” Grâce à cette collaboration, nous parvenons à obtenir la solution optimisée à vos besoins cliniques.

Assistance technique du volet construction

L’installation d’appareil médical lourd implique de nombreux éléments techniques de construction nécessitant d’être idéalement inclus dans les spécifications actuelles de l’infrastructure (pré)existante. Il est par ailleurs parfois nécessaire de faire appel à des ressources ou des connaissances externes. Avec le concours de notre ingénieur de projet, B-Resonant est également le partenaire à inclure dans les aspects de spécificités techniques de la construction mais également dans la coordination et le suivi de l’installation.

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